Leading the Remote Team



สืบเนื่องมาจากอาทิตย์ที่แล้ว ทาง Bluepoint Leadership ที่ทางเราเป็น Exclusive Partner ที่เมืองไทยได้เชิญผมให้เป็น Facilitator และได้ร่วมทำงานกับบริษัทชั้นนำของโลกคือบริษัท GE (General Electric) ในการทำเวิร์คช็อปให้กับผู้บริหารระดับสูงขององค์กรที่มาจากหลากหลายประเทศทั่วโลก ส่วนหัวข้อที่เราพูดถึงกันนั้น ก็คือเรื่อง Leading the Remote Team โดยครั้งนี้นับเป็นครั้งที่ห้าแล้วที่ผมมีโอกาสได้ทำงานกับบริษัทระดับโลกอย่าง GE ซึ่งเป็นสิ่งที่น่าเสียดายที่สองสามปีที่มาผ่านมาได้มีโอกาสได้เดินทางไปที่ GE Leadership Center เพื่อจัดเวิร์คชอปให้กับผู้บริหาร ซึ่งปีที่แล้วก็ไม่ได้ไปเนื่องจากสถานการณ์โควิด แต่ก็ไม่เป็นไรปีนี้ก็ยังถือว่าได้มีโอกาสร่วมงานกันเพราะส่วนตัวแล้วผมค่อนข้างที่จะชอบทำงานกับ GE เพราะทุกครั้ง มีความรู้สึกว่าทำให้ตัวเองต้องพร้อมที่ทำหน้าที่ในฐานะของ Facilitator และต้องดึง Top Form ออกมาให้ได้ ซึ่งทุกครั้งที่มีการทำ Training ทาง GE ได้ให้แนวทางกับพนักงานว่า ถึงแม้ว่าทางองค์กรแนะนำให้เข้าการอบรมแต่ผู้บริหารสามารถที่จะตัดสินใจได้เลยในกรณีที่คิดว่าการอบรมไม่ได้เป็นประโยชน์และทำให้เสียเวลา เพราะฉะนั้น เป็นสิ่งที่รู้กัน ว่าถ้าเนื้อหาไม่น่าสนใจในการนำเสนอน่าเบื่อและไม่สามารถที่จะดึงความสนใจของผู้บริหารระดับสูงขององค์กรได้แล้วเรามักที่จะเห็น คนเรียนมาเช็คอินในระยะเวลาอันสั้นประมาณ 15 นาที เพื่อประเมินถึง คุณค่าของหลักสูตร พร้อมกับตั้งคำถามตัวเองว่าจะเสียเวลาหรือเปล่าแต่ถ้าผู้เรียนอยู่ได้เกินสักสิบห้านาทีเรามักจะเห็นว่าผู้เรียนเรียนตลอดทั้งหลักสูตร



ครั้งนี้ก็เช่นเดียวกันในหัวข้อที่ว่า Leading the Remote Team สิ่งที่เกิดขึ้นกับ GE ก็เกิดขึ้นพร้อมๆกับหลากหลายองค์กรนั้นก็คือ หน้างานเปลี่ยนไปเป็นในรูปแบบของ Remote Work เพราะฉะนั้น GE เริ่มเห็นแล้วว่าการที่จะคาดเดาว่าผู้บริหารเอง รู้ที่จะจัดการกับ Remote Work อย่างไร คงเป็นสมมุติฐานที่ไม่ถูกต้อง เพราะฉะนั้นสิ่งที่เราคุยกันในเนื้อหา เราจะพูดถึงในเรื่องของทักษะการเป็นผู้นำคำถามแรกที่เราถามทุกคนก็คือ ผมจะโชว์รูปของการขับรถซึ่งคนขับจะใช้พวงมาลัยที่อยู่ทางด้านขวา ซึ่งในเมืองไทยแล้วก็ขับกันทางด้านนี้ แต่ในเมื่อคนเรียนมาจากทั่วโลก คำถามของเราที่สำคัญก็คือว่า ในเมื่อเรารู้อยู่ว่าจะขับรถยังไงแต่ความคุ้นเคยของเราก็คือขับรถที่พวงมาลัยอยู่ทางด้านขวาและเมื่อเราต้องเดินทางไปประเทศอื่นที่การขับรถพวงมาลัยอยู่ที่ด้านซ้ายเราคิดว่าเรายังสามารถที่จะขับรถได้อยู่หรือเปล่าคำตอบก็คือทุกคนคิดว่าเราสามารถขับรถได้แต่ประสิทธิภาพจะเหมือนเดิมหรือเปล่า ถึงตอนนี้ทุกคนเริ่มจะเห็นภาพว่าการขับรถจะต้องอาศัยความตั้งใจมากขึ้นกว่าเดิมเพราะว่าเราอยู่ในสถานการณ์ที่เราไม่คุ้นเคยเช่นเดียวกันกับการบริหารจัดการ Remote Team ซึ่งในอดีตผู้บริหารที่ผ่านองค์กรอย่าง GE ใช้เวลาไม่น้อยในการพัฒนาทักษะการเป็นผู้บริหารของตัวเอง แต่เมื่อรูปแบบการทำงานเป็นในรูปแบบของ Remote Work หรือ Hybrid



ถ้าเราเริ่มจากการสำรวจที่ทำในปี 2017 เราจะเห็นว่า ผู้นำ มี ความกังวลใจในเรื่องดังต่อไปนี้

· เราจะรู้ได้ไงว่าพนักงานองค์กรกำลังใช้เวลาในการทำงานจริงๆ

· พนักงานในองค์กรจะมี ปฏิสัมพันธ์อย่างเพียงพอหรือเปล่า

· พนักงานได้รับ feedback ที่เหมาะสมหรือไม่

· ผู้นำสามารถที่จะนำทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่

· เราสามารถสร้างความมีส่วนร่วมได้จริงหรือไม่


และเมื่อเราทำการสำรวจอีกครั้งในปีที่แล้ว เราเริ่มมีสิ่งที่กังวลใจในเรื่องที่ว่าพนักงานของเราทำงานมากจนเกินไปหรือไม่


ดังนั้นถ้าเราจะพูดถึงในเรื่องของทักษะ การบริหารและจัดการ Remote Team คงจะมีสี่เรื่องที่เราจำเป็นที่ต้องเข้าใจตรงกัน



1. Accountability


ในฐานะของผู้บริหารในองค์กรเราคงปฏิเสธไม่ได้ว่าหน้าที่สำคัญของเราคือการสร้างผลลัพธ์ที่ตอบโจทย์ทางด้านธุรกิจและสร้างมูลค่าให้กับลูกค้าขององค์กร แต่สิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อทุกคนทำงานในรูปแบบของ Remote Work ก็คือ


หนึ่งเรามีความชัดเจนในเรื่องของผลลัพธ์หรือ Outcomes ของงานที่เราทำหรือไม่ เราได้รับ Feedback หรือ Coaching อย่างเหมาะสมหรือไม่ และสุดท้ายเราสามารถที่จะรับฟัง และแสดงถึง ความเข้าใจ ในทีม ที่เราทำงานกันอย่าง Remote หรือไม่ ในอดีตที่ผ่านมาดูเหมือนว่า การสื่อสารสามารถจะเกิดขึ้นได้ง่ายๆไม่ยากมากไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบของทางการหรือไม่เป็นทางการแม้แต่เราเดินไป จิบกาแฟกันเราก็สามารถที่จะพูดคุยเรื่องงานได้ เราสามารถที่จะทักทายกันเดินไปที่โต๊ะของเพื่อนร่วมงานและพูดคุยกัน โดยผสมผสานระหว่างการสร้างบรรยากาศและการ สื่อสารที่เกี่ยวข้องกับงานโดยตรง แต่เมื่อรูปแบบการทำงานได้เปลี่ยนไปหลายคนมีความรู้สึกว่า การจะพูดคุยกันแต่ละครั้ง จำเป็นที่จะต้องทำในรูปแบบที่มีความตั้งใจสูงยกตัวอย่างเช่นการ ทำ VDO Conference ซึ่งในช่วงแรกๆเรามีความรู้สึกว่าอาจจะต้องรีบทำกันจะใช้เวลาในการพูดคุยเล่น ก็อาจจะรู้สึกเกรงใจเพราะหลายคนก็จะมี Schedule ค่อนข้างแน่นเพราะฉะนั้นสิ่งสำคัญก็คือเราจะเรียนรู้ที่จะสร้าง ผลลัพธ์ ให้เกิดขึ้นในรูปแบบของ Remote Work ยังไงบ้าง



2. Communication


การสื่อสารในรูปแบบของ Remote Work จำเป็นที่ผู้นำ จะต้องสร้างความมั่นใจหรือว่าความเชื่อถือให้เกิดขึ้นกับพนักงานในทีม โดยมีการศึกษา ที่ระบุไว้ว่า ผู้ร่วมงาน มักที่จะตั้งคำถามว่า


  • เราสามารถที่จะ เชื่อใจ ผู้นำของทีมได้ไหม

  • ผู้นำของทีม รู้สึกเห็นอกเห็นใจ พนักงานในทีมไหม

  • ผู้นำของทีม ใส่ใจกับผลงาน หรือไม่

  • และสุดท้ายเป็นเรื่องของผลลัพธ์จากการทำงาน

ลำดับของคำถามมีความสำคัญ เนื่องจากพนักงานจัดตั้ง จะให้น้ำหนัก จากคำถามข้อแรกลงมาสู่ขอสุดท้ายแต่ในทางตรงกันข้ามผู้นำมักที่จะตั้งต้นจากงานแล้วถ้ามีเวลาเหลือเราจะกลับเข้ามาถามว่า พนักงานในทีม รู้สึกเชื่อมั่นและเชื่อใจผู้นำของทีมหรือไม่ ซึ่งความเข้าใจที่คาดเคลื่อนเหล่านี้สร้างผลลัพธ์ ในเชิงลบในเรื่องของการสื่อสารซึ่งในอดีตเราอาจจะมองข้ามเพราะว่าเรายังมีโอกาสที่ได้เจอหน้าค่าตาและพูดคุยกัน แต่ในเซตติ้งแบบ Remote Work โอกาสเหล่านี้ดูเหมือนจะลดน้อยลงไปพอสมควร เพราะฉะนั้นมีแนวคิดเยอะพอสมควรว่าเราควรที่จะจัดรูปแบบ ในการพูดคุย แบบ Virtual อย่างไรให้มีประสิทธิภาพ สูงสุด มีโปรเฟสเซอร์จาก Columbia University ได้ให้แนวคิด ที่น่าสนใจว่า ถ้าเราจำเป็นที่จะต้อง ประชุม ในรูปแบบของ Virtual

  • พูดให้ชัดเจนว่าเราจะเปิดกล้องหรือปิดกล้อง

  • ถ้าเป็นเรื่องที่พูดคุยกันสองคนอย่างเช่นการให้ Feedback และเป็นเรื่องที่ Sensitive ควรจะเปิดกล้อง

  • ถ้าเป็นเรื่องที่ต้องการที่จะสร้างความมีส่วนร่วมของทีมการเฉลิมฉลองความสำเร็จของทีม แนะนำให้เปิดกล้อง

  • ถ้าเป็นการ ทำในเรื่องของ Team Bonding หรือ Team Building ควรจะเปิดกล้อง

ซึ่งผู้อ่านสามารถที่จะดูรายละเอียดเพิ่มเติมตามยูทูปลิงค์ที่เราให้ไว้ข้างล่าง


สิ่งที่มักจะเกิดขึ้นในการประชุมแบบ Virtual ณ ปัจจุบันเป็นสิ่งที่เราเรียกว่า Agenda Round นั่นก็คือแต่ละคนพยายามที่จะเล่าว่าเกิดอะไรขึ้น เมื่อคนแรกเล่าจบก็ส่งต่อให้คนที่สองคนที่สามต่อไปแต่เมื่อจบการประชุมกลายเป็นว่าแต่ละคนต่างเล้าเลื่อนตัวเองแต่ไม่มีเรื่องที่เราจะสามารถจะเชื่อมโยงกัน เรื่องของตัวเองเราเรียกว่า Monologue แต่กลับกลายเป็นว่าไม่เกิด Dialogue นั่นเอง



3. Collaboration


เป็นสิ่งสำคัญ มากในการทำงานในรูปแบบของ Remote Work ที่เราต้องสร้างความมีส่วนร่วมให้เกิดขึ้น เมื่อเราดูจากงานวิจัยเราจะเห็นว่าแม้แต่ในธีมที่เราเรียกว่าเป็น Poor-Performing Team ก็จะมีความสัมพันธ์ ที่มีประสิทธิภาพ ระหว่าง Team Members บางคน แต่ไม่ใช่ทั้งหมด แต่เมื่อเรากลับมาดู เรื่องระดับ Collaboration ของทีมที่เราเรียกว่า High-Performance Teams เรามักที่จะพบ ระดับของความสัมพันธ์ระหว่างหัวหน้าในทีม และลูกทีม รวมถึงในระดับลูกทีมด้วยกันเอง เป็นความสัมพันธ์ที่มีความเข้มแข็ง และพร้อมที่จะช่วยเหลือซึ่งกันและกัน


บ่อยครั้ง ผู้บริหาร ในทีมบอกว่า ไม่รู้ว่าจะเริ่มพูดคุยในเรื่องได้ก็เลยลงเอยที่จะคุยแต่เรื่องงาน แต่แนวคิด ที่สำคัญก็คือ เราเข้าใจหรือยังว่า พนักงานภายในทีมมีจุดแข็ง หรือมี Passion ในเรื่องใดกันแน่เพราะว่าถ้าเราเข้าใจในเรื่องสิ่งเหล่านี้แล้วเราเองก็จะสามารถดึงเอาศักยภาพสูงสุดของพนักงานในทีมออกมาได้หรือบางครั้งศักยภาพอยู่ที่ ลูกทีม สามารถที่จะ แลกเปลี่ยนทักษะและความรู้อะไรใหม่ๆและสร้างเป็นองค์ความรู้อันใหม่ ที่ช่วยในการทำงาน ของทีมก็เป็นไปได้ เพราะฉะนั้นบทบาทหน้าที่ของผู้นำคือพยายามที่จะสร้างโอกาสเหล่านั้นให้เกิดขึ้น



4. Community


เป็นสิ่งที่สำคัญเวลาเราทำงานแบบ Remote Work นั่นก็คือ เราต้องเห็นภาพ ว