ทำไมการสื่อสารจึงเป็นเรื่องยาก?


ทำไมการสื่อสารจึงเป็นเรื่องยาก? คำถามนี้อาจดูผิดปกติ เพราะเราต่างก็สื่อสารกันมาตั้งแต่เกิดไม่ว่าจะเป็นจากท่าทาง สีหน้า หรือคำพูด แต่ความจริงแล้วการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพนั้นเป็นเรื่องท้าทายอย่างยิ่ง

เมื่อไม่นานมานี้ The Holmes Report รายงานว่า ต้นทุนของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพต่ำนั้นอยู่ที่ประมาณ 62.4 ล้านดอลลาร์ต่อปีสำหรับองค์กรที่มีพนักงาน 100,000 คนขึ้นไป ซึ่งแบ่งเป็น 26,041 ล้านที่สูญเสียไปสำหรับผลกำไร ส่วนบริษัทขนาดเล็กที่มีพนักงานเฉลี่ย 100 คน ก็มีค่าใช้จ่ายเป็นจำนวนมากเช่นกัน โดยเฉลี่ยแล้วขาดทุนที่ประมาณ 420,000 เหรียญดอลลาร์ต่อปี ซึ่งมูลค่าเหล่านี้เกิดจากการสื่อสารผิดพลาดทั้งสิ้น

และนี่ก็คือปัจจัย 5 อันดับที่ทำให้การสื่อสารกลายเป็นเรื่องยาก

1. ลืมเหตุผลว่า “สื่อสารทำไม”

บางครั้งการติดต่อสื่อสารก็ไม่ราบรื่นเพราะเรามุ่งเน้นที่ "การกระทำ" มากเกินไป โดยที่มันไม่ใช่จุดประสงค์หรือเหตุผลที่แท้จริง ปัญหานี้อาจนำไปสู่การต่อต้านจากพนักงานและคนอื่นๆ หรือแม้แต่ทำให้เกิดความรู้สึกว่าการตัดสินใจของเราไม่รอบคอบมากพอ

2. รายละเอียดตกหล่นเพราะพูดเยอะหรือน้อยเกินไป

หากเรามุ่งเน้นเฉพาะรายละเอียดบางประเด็นมากเกินไป อาจทำให้มองข้ามขั้นตอนที่สำคัญจนนำไปสู่การเข้าใจผิดและสูญเสียผลกำไรที่จะตามมาได้ ส่วนรายละเอียดที่มากเกินไปอาจทำให้คนอื่นประมวลผลเนื้อหาต่างๆ ไม่ทันและไม่มีแรงบันดาลใจในการก้าวไปข้างหน้าเพราะรายละเอียดเหล่านั้น

3. ลืมความสำคัญของการใช้น้ำเสียง

วิธีที่เราใช้สื่อสารนั้นสำคัญเท่ากับสาระที่เราต้องการนำเสนอ แต่บางครั้งมนุษย์ก็ทำผิดพลาดและลืมองค์ประกอบสำคัญบางอย่างไป อย่างเรื่องการใช้น้ำเสียงและการแสดงความรู้สึกเห็นอกเห็นใจในคำพูด เป็นต้น หากเกิดเหตุการณ์ลักษณะนี้อาจทำให้ผู้ฟังรู้สึกไม่มีส่วนร่วมได้

4. เลือกสื่อและรูปแบบไม่เหมาะสม

บางข้อความย่อมดีกว่าหากเราเป็นผู้พูดด้วยตัวเอง บางข้อความควรเขียนเป็นลายลักษณ์อักษร นอกจากนี้รูปแบบและความถี่ในการสื่อสารก็อาจกระทบต่อความเข้าใจของผู้รับอีกด้วย การสื่อสารบางอย่างก็มีวิธีการที่เหมาะสมแตกต่างกันออกไป เช่นการส่งอีเมล์ที่มีทั้งข้อความและรูปภาพ ช่วยให้เราสามารถดึงดูดความสนใจของผู้รับได้ดีขึ้น

5. มีข้อจำกัดด้านเวลา

การสื่อสารมักจะไม่ราบรื่นเนื่องจากผู้ส่งสารไม่ได้คิดถึงข้อจำกัดด้านเวลาผ่านเนื้อหาและแบ่งปันข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในคราวเดียว ซึ่งในโลกแห่งการทำงานนั้น ผู้ที่ได้รับข้อมูลอาจจะเน้นไปที่ข้อความเพียงครึ่งเดียวของเนื้อหาทั้งหมดจนกระทั่งมันส่งผลกระทบด้านลบโดยไม่ตั้งใจ

แล้วเราจะเอาชนะความท้าทายด้านการสื่อสารเหล่านี้ได้อย่างไร?

เพื่อการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพและลดช่องว่างของการสื่อสาร ลองใช้เคล็ดลับ 4 ข้อต่อไปนี้

1. ให้เวลากับเนื้อหาก่อนสื่อสาร

ถึงแม้จะเป็นข้อความที่สั้นที่สุดและส่งผ่านอีเมล์ ก็ควรให้เวลากับมันสักนิดเพื่อพิจารณาก่อนว่าคุณต้องการพูดอะไร ถึงแม้ว่าจะเป็นการทำให้ต้องใช้เวลามากขึ้นแต่ผลลัพธ์ที่ได้ก็คุ้มค่า ดังนั้นอย่าลืมวางแผนเผื่อเวลาในส่วนนี้ลงในตารางการทำงานประจำวันด้วย

2. พิจารณาผู้รับสาร

ข้อความของคุณจะส่งถึงบุคคลเพียงคนเดียวโดยตรง ส่งถึงทีม หรือส่งถึงบุคลากรทั้งบริษัท การพิจารณาสิ่งที่ผู้รับสารต้องการคือสิ่งจำเป็นที่ขาดไม่ได้ หากคุณมี Emergenetics Profile ของบุคคลหรือกลุ่มคนที่เราต้องการสื่อสารด้วย จะทำให้เราสามารถใช้ข้อมูลเชิงลึกเหล่านั้นเพื่อปรับเนื้อหาการสื่อสาร การพูดคุยและรูปแบบการส่งมอบให้เหมาะสมกับพวกเขามากขึ้นได้ ตามความคิดและพฤติกรรมของคนเหล่านั้น

3. เลือกสื่อและรูปแบบที่เหมาะสม

พิจารณาสิ่งที่เราต้องการสื่อสารว่ามีความสำคัญในระดับใดและวิธีการสื่อสารแบบไหนที่เหมาะสมที่สุด จากนั้นประเมินตัวเลือกต่างๆ เช่น อีเมล์ การโทรศัพท์ การประชุมผ่านเครือข่ายเว็บไซต์ของบริษัท จดหมายข่าว การสื่อสารแบบตัวต่อตัว หรือแม้แต่การสื่อสารแบบเป็นทางการ รวมถึงการมองหารูปแบบข้อความที่สามารถดึงดูดความสนใจของผู้รับสารได้มากที่สุด เช่น การใช้รูปภาพในการนำเสนอ เป็นต้น

4. มองหาความคิดเห็นอื่นๆ

ความหลากหลายทางความคิดคือสิ่งที่ดี เพราะมันช่วยให้เรามองเห็นจุดบอดและข้อมูลที่ขาดหายไปซึ่งเราอาจมองไม่เห็นด้วยตัวเอง ดังนั้นลองให้เพื่อนร่วมงานอ่านหรือดูข้อมูลที่เราจะส่งออกไปอีกครั้งเพื่อตรวจสอบรายละเอียดที่เราตกหล่นไป

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพอาจเป็นเรื่องท้าทายและต้องใช้เวลาในการฝึกฝนหลายปี แต่อย่างไรก็ตามเราสามารถนำเคล็ดลับทั้ง 4 ข้อนี้ไปใช้เพื่อปรับปรุงการสื่อสารของเราให้ดีขึ้นได้ เพื่อประโยชน์ทั้งต่อตัวเอง เพื่อนร่วมงานและผลประโยชน์ขององค์กร

สนใจการนำเครื่องมือ Emergenetics มาใช้ในองค์กรเพื่อพัฒนาการสื่อสารและการทำงาน สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมที่ ADGES e-mail: marketing@adges.net หรือ 6688-028-1111 หรือเว็บไซต์ https://www.adges.net/

12 views